Privatliv og personoplysninger

Senest opdateret: 13. oktober 2026

Når du besøger Viborg Brætspilsdags hjemmeside eller tilmelder dig arrangementet, skal du kunne vide, hvad vi bruger dine oplysninger til.

Vi indsamler kun de oplysninger, vi har brug for til at planlægge og gennemføre Viborg Brætspilsdag og kommunikere med deltagerne.

Her kan du læse, hvordan vi behandler oplysningerne.

1. Hvem er ansvarlig?

Viborg Brætspilsdag er et lokalt, frivilligt arrangeret initiativ.

Den dataansvarlige er:

André Højer

Kontakt: [email protected]

Du kan altid skrive til os, hvis du har spørgsmål om dine oplysninger eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder.

2. Hvilke oplysninger indsamler vi?

Når du tilmelder dig

Vi kan indsamle:

• Navn
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• Oplysninger om din tilmelding og billettype
• Eventuel betalingsstatus
• Dine valg vedrørende frokost og aftensmad
• Eventuelle aktivitetsbookinger

Vi bruger oplysningerne til at registrere din deltagelse, administrere billetter, planlægge mad, administrere aktiviteter og sende nødvendig praktisk information.

Vi bruger også kontaktoplysninger til at give besked, hvis der sker væsentlige ændringer i arrangementet.

Når du tilmelder dig som frivillig

Vi kan desuden behandle oplysninger om dine opgaver, tilgængelighed og de aktiviteter, du har tilbudt at hjælpe med.

Oplysningerne bruges til at planlægge og koordinere arrangementet.

Når du deltager i konkurrencer

Hvis du deltager i en lodtrækning eller konkurrence, kan vi bruge dit navn og dine kontaktoplysninger til at gennemføre konkurrencen, kontakte vindere og udlevere præmier.

Vi videregiver ikke deltagernes kontaktoplysninger til sponsorer med henblik på markedsføring.

3. Hvad er grundlaget for behandlingen?

Vi behandler personoplysninger på følgende grundlag, afhængigt af formålet:

• Tilmelding og billetter: For at administrere den aftale, du indgår med os om deltagelse, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b.
• Praktisk planlægning og koordinering: På baggrund af vores legitime interesse i at afholde et velfungerende arrangement, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, når dette behandlingsgrundlag er relevant.
• Regnskab og eventuelle lovpligtige oplysninger: For at overholde gældende lovgivning, jf. artikel 6, stk. 1, litra c.
• Frivilligt tilvalg af information om 2027: På baggrund af dit særskilte samtykke, jf. artikel 6, stk. 1, litra a.

Du behøver ikke give samtykke til fremtidige invitationer for at deltage i Viborg Brætspilsdag 2026.

4. E-mails fra os

Når du tilmelder dig, kan vi sende dig:

• Bekræftelse på din tilmelding
• Praktiske oplysninger om arrangementet
• Beskeder om relevante ændringer
• Information om aktiviteter, du har booket

Disse beskeder vedrører din deltagelse i arrangementet.

Hvis du særskilt har valgt at få én e-mail, når tilmeldingen til Viborg Brætspilsdag 2027 åbner, bruger vi din e-mailadresse til netop dette formål.

Du kan altid trække dette samtykke tilbage ved at skrive til os.

5. Hvem har adgang til oplysningerne?

Kun de personer i arrangørgruppen, der har brug for oplysningerne for at løse deres opgaver, skal have adgang til dem.

Vi anvender eksterne tekniske tjenester til at drive hjemmesiden, administrere tilmeldinger og sende e-mails.

Disse omfatter blandt andet:

• Cloudflare: Drift, sikkerhed, formularbeskyttelse og tekniske tjenester til hjemmesiden og tilmeldingssystemet.
• Gmail: Udsendelse af tilmeldingsbekræftelser og praktiske beskeder.
• Eventuelle betalingsudbydere: Håndtering af betalinger, hvor det er relevant.

Hjemmesidens kildekode administreres via GitHub. Dette betyder ikke i sig selv, at deltagernes registreringsoplysninger offentliggøres på GitHub.

Vi sælger ikke dine oplysninger og videregiver dem ikke til sponsorer eller andre eksterne parter til deres markedsføring.

6. Besøg på hjemmesiden, statistik og cookies

Hjemmesiden anvender Cloudflare til teknisk drift og beskyttelse mod misbrug.

Cloudflare kan behandle tekniske oplysninger om besøg, herunder IP-adresser og oplysninger om browser og forbindelser, når det er nødvendigt for drift og sikkerhed.

Vi anvender Cloudflare Web Analytics til overordnet statistik om trafikken på hjemmesiden.

Cloudflare oplyser, at denne analysetjeneste ikke bruger cookies eller lokal lagring i browseren til at følge individuelle besøgende.

Vi anvender også Cloudflare Turnstile til at beskytte formularer mod automatiseret misbrug. Cloudflares sikkerhedsfunktioner kan anvende teknisk nødvendige cookies, afhængigt af den konkrete opsætning.

Hvis vi anvender andre cookies eller sporingsteknologier, der kræver samtykke, skal dette samtykke indhentes, før teknologierne anvendes.

7. Hvor længe gemmer vi oplysningerne?

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt for de formål, de er indsamlet til.

Oplysninger om tilmelding, aktivitetsbooking og mad slettes efter arrangementet og den nødvendige afsluttende administration.

Den konkrete slettefrist er senest d. 31. december 2026.

Hvis du har tilmeldt dig en besked om Viborg Brætspilsdag 2027, opbevarer vi din e-mailadresse til dette formål, indtil den aftalte besked er sendt, eller du trækker dit samtykke tilbage.

Oplysninger, som vi er forpligtet til at gemme efter lovgivningen, eksempelvis relevant regnskabsmateriale, kan blive opbevaret længere.

Vi kan bevare anonyme, samlede tal om arrangementets deltagelse til evaluering og planlægning af kommende arrangementer.

8. Billeder fra arrangementet

Vi kan tage billeder under Viborg Brætspilsdag for at dokumentere og fortælle om arrangementet.

Vi tilstræber at fotografere spil, aktiviteter og stemning med respekt for deltagernes privatliv.

Ved portrætter eller billeder, hvor enkelte deltagere tydeligt er i fokus, spørger vi som udgangspunkt først.

Ønsker du ikke at medvirke på et billede, kan du sige det til fotografen eller kontakte os.

Hvis et offentliggjort billede af dig giver anledning til bekymring, kan du skrive til os, så vi kan vurdere din henvendelse.

9. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesreglerne har du en række rettigheder, afhængigt af situationen.

Du kan blandt andet:

• Få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig.
• Få urigtige oplysninger rettet.
• Anmode om at få oplysninger slettet.
• Anmode om begrænsning af behandlingen.
• Gøre indsigelse mod visse former for behandling.
• Trække et samtykke tilbage.
• I relevante tilfælde få udleveret oplysninger i et almindeligt anvendt format.

Skriv til [email protected], hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder.

Vi besvarer henvendelser efter databeskyttelsesreglernes frister, som normalt er senest én måned.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet, hvis du mener, at dine personoplysninger ikke behandles korrekt.

10. Ændringer i privatlivspolitikken

Vi opdaterer denne side, hvis der sker væsentlige ændringer i, hvordan vi behandler personoplysninger.

Den seneste opdateringsdato fremgår øverst på siden.

Spørgsmål om dine oplysninger?

Skriv til [email protected].

Du kan også gå tilbage til forsiden.